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Vous voulez que 2017 soit une meilleure année pour votre entreprise? Alors commencez tout de suite l’année en organisant vos données. Le nettoyage de fichiers, la numérisation de documents, l’implantation du stockage sur le nuage et le développement de meilleurs systèmes organisationnels figurent parmi les méthodes d’optimisation du rendement de votre entreprise. Voici 10 mesures à prendre maintenant pour que votre entreprise soit au point.

Nettoyez vos fichiers. Que vous vous attaquiez aux classeurs ou aux dossiers numériques, la suppression des documents devenus superflus libère de l’espace. Ce nettoyage vous aide aussi à identifier des éléments manquants ou en double, ainsi que des domaines qui pourraient bénéficier d’une meilleure organisation. Dans le cas des documents contenant des renseignements sensibles, tels que des données sur la clientèle ou des données financières, veillez à déchiqueter les versions papier et à correctement supprimer les versions numériques.

Maîtrisez le papier. Certains documents doivent encore être imprimés. Investissez dans une imprimante à haute vitesse pour passer moins de temps à imprimer et plus de temps à vous organiser. Les services de gestion des imprimantes qui vous aident à gérer le flux de travail de vos imprimantes peuvent également vous aider à atteindre une productivité maximale. Enfin, la mise à niveau vers des imprimantes à fonctionnalités d’impression mobile assure à votre équipe une impression de n’importe quel lieu, et donc un gain de temps phénoménal.

Numérisez les documents. Non seulement la numérisation de documents et leur stockage sur le nuage permettent d’économiser de l’espace, mais ils simplifient aussi le partage de l’information. Choisissez le scanneur qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Des fonctions telles que l’alimentation automatique des documents et la numérisation recto verso simplifieront le processus. Certains scanneurs vous permettent aussi d’envoyer les documents numérisés directement sur le nuage. Votre espace de bureau est limité? Recherchez un scanneur à faible encombrement ou une machine multifonction qui imprime, copie, télécopie et numérise. Assurez-vous que votre scanneur est capable de traiter des besoins particuliers, comme la numérisation vers un éventail de documents de tailles différentes ou grand format, ou la numérisation couleur de qualité élevée.

Pensez mobilité. Les appareils mobiles facilitent une organisation continue. Lorsque vous pouvez accéder à des données et les sauvegarder à tout moment et en tout lieu, vous êtes sûrs de disposer de la dernière version d’un fichier. Procédez à des investissements qui renforcent la mobilité de votre équipe, tels que le passage à des ordinateurs et des tablettes disposant du haut débit mobile.

Organisez vos appareils. La gestion, le suivi et la maintenance des appareils mobiles de votre équipe peuvent être accablants. Simplifiez-vous la vie grâce à une solution de gestion des appareils mobiles qui vous laisse contrôler tous les appareils de votre entreprise à partir d’un tableau de bord, de manière à pouvoir détecter immédiatement les problèmes et à prendre les mesures qui s’imposent. Gérez la sécurité avec des fonctions qui vous permettent de changer les mots de passe, de configurer les paramètres à distance ou d’effacer à distance les appareils perdus.

Garantissez la sécurité de vos données. De nos jours, la sécurité doit être une priorité pour tout propriétaire d’entreprise, mais les risques liés à la sécurité ne cessent d’évoluer. Par exemple, saviez-vous que votre imprimante pourrait être le maillon le plus faible de votre système de sécurité? Les imprimantes disposant de fonctions de sécurité intégrées peuvent vous protéger contre les pirates (procédez à une évaluation pour déterminer si vos imprimantes sont vulnérables aux attaques). Renforcez votre sécurité informatique et la protection de vos données en optant pour des ordinateurs portables aux fonctions de sécurité préinstallées, comme des lecteurs chiffrés et des écrans à filtre de confidentialité.

Organisez vos mises à jour. Se tenir au courant des tout derniers matériels et logiciels est un travail à temps complet en lui-même, alors pourquoi ne pas laisser des experts le faire pour vous? Avec des forfaits DaaS (appareil en tant que service) sous forme d’abonnements, votre entreprise obtient du matériel et des logiciels dès qu’elle en a besoin, vous restez alors dans la course.

Sachez quand demander de l’aide. Vous avez des questions sur l’organisation et la protection de vos données? Vous recherchez des solutions pour vous aider, mais n’avez pas le temps ou l’expertise nécessaire pour vous pencher dessus vous-même? Abonnez-vous à un service de soutien informatique pour obtenir assistance, conseils et dépannage dès que vous en avez besoin. 

Utilisez un système organisationnel qui est logique pour vous. Si votre approche de l’organisation des données ne fonctionne plus pour votre entreprise, développez un nouveau système. Demandez conseil à votre équipe pour choisir la meilleure solution pour des questions telles que les conventions d’appellation, l’organisation des dossiers et le contrôle de l’accès aux données. 

Restez maîtres de la situation. Maintenant que vous êtes organisés, faites-vous un devoir de le rester. Exploitez vos nouveaux systèmes organisationnels; ils deviendront bientôt une seconde nature pour vous. Chaque fin de semaine, gardez 15 minutes pour ranger les documents, supprimer les supports désuets et organisez la semaine à venir.

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Référence de l'article HP